Внедрение информационной системы – это сложный процесс интеграции программного продукта в финансово-управленческую деятельность компании, требующий от специалистов, участвующих в проекте, наличия специальных знаний, соответствующего опыта и особого подхода к реализации проекта.
Внедрение корпоративной ИС, разработанной самостоятельно или приобретенной у поставщика, зачастую сопровождается ломкой (перепроектированием) существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходиться перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы. Отметим сразу, что внедрение ИС решает ряд управленческих и технических проблем, однако порождает проблемы, связанные с человеческим фактором.
Внедрение информационной системы, как правило, значительно облегчает управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки информации, ликвидирует узкие места в управлении. Однако после того как система успешно установлена, "обкатана" в работе и показала свою эффективность, у части сотрудников выявляется нежелание использовать ИС в работе. В результате проведённого реинжиниринга становится ясно, что некоторые сотрудники в большой степени дублирует работу других или вовсе не нужна. Кроме того, внедрение КИС сопровождается обязательным обучением, но, как показывает российский опыт, желающих переучиваться не так много.
Ломка старых навыков и прививание новых — долгий и трудный процесс!
Надо четко понимать, что корпоративная ИС призвана упростить управление организацией, улучшить процессы, усилить контроль и обеспечить этим конкурентные выгоды. Только с такой точки зрения можно оценивать пользу от её внедрения.
Внедрение новой ИС — сложный процесс, длящийся от нескольких месяцев для небольших ИС до нескольких лет для ИС больших распределенных компаний с широкой номенклатурой продуктов и большим количеством поставщиков. Успех проекта по разработке (приобретению) и внедрению ИС во многом зависит от готовности предприятия к ведению проекта, личной заинтересованности и воли руководства, реальной программы действий, наличия ресурсов, обученного персонала, способности к преодолению сопротивления на всех уровнях сложившейся организации.
К настоящему времени сложился стандартный набор приемов внедрения ИС. Основное правило: выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них.
Критически важными для внедрения являются следующие факторы:
• наличие четко сформулированных целей проекта и требований к ИС;
• наличие стратегии внедрения и использования ИС;
• проведение предпроектного обследования предприятия и построения моделей "Как есть" и "Как будет";
• планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения;
• участие высшего руководства во внедрении системы;
• проведение работ по внедрению ИС специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами предприятия;
• регулярный мониторинг качества выполняемых работ;
• быстрое получение положительных результатов хотя бы в части внедренных модулей ИС или в процессе её опытной эксплуатации.
Перед началом разработки проекта внедрения необходимо:
• максимально формализовать цели проекта внедрения ИС;
• оценить минимально необходимые затраты и статьи расхода;
• установить высокий приоритет проекта внедрения перед остальными текущими проектами;
• наделить руководителя проекта максимально возможными полномочиями;
• провести массовую просветительскую работу с персоналом предприятия с целью довести до каждого важность и необходимость предстоящих преобразований;
• разработать организационные меры для применения новых информационных технологий;
• распределить персональную ответственность по всем этапам внедрения и опытной эксплуатации.
Необходимо также определить функциональные сферы внедрения модулей информационной системы:
• организационное управление;
• организационно-административное обеспечение;
• управление бизнес-процессами;
• управленческий, планово-финансовый и бухгалтерский учет;
• управление персоналом;
• управление документацией;
• управление материально-техническим обеспечением;
• управление связями с клиентами и внешней средой.
Кроме того, что перечислено выше, надо задать технологические требования к внедрению ИС:
• системная платформа: внедрение и адаптация готового решения от производителя или разработка на заказ в соответствии с техническим заданием заказчика.
• интегрируемость: данные хранятся и обрабатываются в едином информационном пространстве — это обеспечивает их полноту, непротиворечивость, достоверность и возможность многократного использования; система может включать в себя вновь разработанные и уже используемые технологии и приложения.
• адаптируемость: система настраивается в соответствии с требованиями заказчика и на особенности информационного поля заказчика.
• распределенность: система может эффективно функционировать в территориально удаленных подразделениях и филиалах предприятия.
• масштабируемость: система может выполняться в виде каркаса, содержащего базовые модули, и дополняться в соответствии с требованиями изменяющейся внешней и внутренне среды.
Основные фазы внедрения информационной системы
Фаза "Предварительные работы по подготовке проекта внедрения ИС". В ходе предпроектного обследования предприятия собирается подробная информация о структурном построении организации, функциональных связях, системе управления, об основных бизнес-процессах, о потоках внутри предприятия (Control Flow, Doc Flow, Data Flow, Work Flow, Cash Flow), необходимая для построения соответствующих моделей и выбора объектов для автоматизации. Оцениваются сроки, ресурсы, виды и объемы работ, номенклатура и стоимость программно-аппаратных и телекоммуникационных средств, стоимость обучения персонала и т. д.
Фаза "Подготовка проекта". После завершения первой фазы осуществляется предварительное планирование и формирование процедур запуска проекта:
• формирование проектной и экспертной групп;
• распределение полномочий и ответственности;
• определение организационно-технических требований к процессу внедрения;
• уточнение спецификаций и ожиданий заказчика;
• обучение группы внедрения, состоящей из специалистов предприятия-заказчика.
Последний очень важный момент почему-то часто пропускается при составлении плана внедрения. А ведь от него в огромной степени зависит успех всего проекта! После начала финансирования проект считается запущенным к исполнению.
Фаза "Концептуальная проработка проекта". В течение этой фазы:
• формируется и утверждается концептуальный проект;
• достигается обязательное однозначное понимание намерений всех участников проекта относительно внедряемой ИС;
• уточняются и конкретизируются цели и задачи проекта;
• определяются размеры прототипа системы;
• согласуются укрупненный план работы, последовательность этапов и условия опытной эксплуатации, планово-финансовые и отчетные показатели.
При этом все указанные действия в обязательном порядке документируются, согласуются и утверждаются всеми заинтересованными и ответственными сторонами.
Примерное содержание репозитория проекта внедрения
Фаза "Реализация проекта". Во время проведения основных работ по внедрению создается, устанавливается и конфигурируется системная среда, определяются процедуры системного администрирования, устанавливаются основные программно-аппаратные комплексы и приложения. В системе настраиваются организационно-штатные и организационно-функциональные структуры предприятия с использованием таких организационных единиц, как филиал, департамент, отдел, рабочая группа и т. д.
Осуществляется установка, конфигурирование и настройка сетевых и телекоммуникационных средств, производится перенос данных из прежних локальных систем и формирование интерфейсов с унаследованными и внешними системами. При этом все создаваемые модели, планы, рабочие программные продукты, документация помещаются в сквозной репозиторий проекта внедрения. Важной частью этого репозитория является система документации, формируемая в рамках проекта.
Примерный состав документации по процессу внедрения ИС
Отрабатываются системные вопросы безопасности работы системы в многопользовательском режиме. Создаются приложения, шаблоны, отчеты, клиентские формы доступа, распределятся полномочия пользователей. Проводится "прогонка" всех систем в "боевом режиме" с участием всех заинтересованных сторон. После окончания фазы реализации проект внедрения считается законченным. Информационная система передается в эксплуатацию.
Внедрение информационных систем